Faktura VAT - elementy

Co to jest faktura przecież każdy wie. Na pewno? A co powinna zawierać i dlaczego? Kiedy się ją wystawia? Jak ją wystawić? Jak obliczyć podatek? Takich pytań można zadać miliony, a zatem pojęcie „faktura” nie jest takie proste jakby się mogło wydawać. Jednak spokojnie… wszystko wytłumaczymy.

Najbardziej powszechna, standardowa i najłatwiejsza jest faktura VAT. Jest to dokument, który potwierdza, że dwie strony (nabywca i sprzedawca, czyli kupujący i sprzedający) zawarły jakąś transakcję. Innymi słowy: ktoś, coś, od kogoś kupił i faktura jest tego dowodem.

Większość przepisów dotyczących faktur można znaleźć w Ustawie z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054), którą potocznie nazywamy ustawą o VAT.

Co powinna zawierać najbardziej podstawowa faktura VAT?

•  datę wystawienia faktury – tutaj chyba nic nie trzeba tłumaczyć 

• numer faktury – Każda faktura musi posiadać swój indywidualny, jednoznaczny, unikatowy numer. Należy je numerować kolejno podczas wystawiania. Najlepiej przyjąć pewien system oznaczania faktur, który będzie stosowany w całej firmie, tak aby w razie potrzeby, można było łatwo odszukać konkretną fakturę. Można to zrobić, tak jak w przykładzie:

Jeżeli w danej firmie, faktury są wystawiane przez kilka osób, możemy do podanej numeracji dołączyć inicjały osoby wystawiającej (np. FV/7/04/2016/AB). Dzięki temu, wszelkie wątpliwości związane z daną fakturą, będziemy mogli od razu skierować do konkretnej osoby.

Faktury należy zawsze przechowywać posegregowane! Jest to bardzo ważne, ponieważ często zdarzają się sytuacje, w których szybko musimy odszukać konkretną fakturę i lepiej zaoszczędzić sobie nerwów i czasu. Dobrze jest je przechowywać w segregatorach, z podziałem na miesiące i lata.

•  imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy, zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy

Na fakturze umieszczamy pełną nazwę naszej firmy i adres pocztowy. Warto dodać także nasz numer telefonu i adres e-mail (najlepiej dane kontaktowe bezpośrednio do osoby, która zajmuje się wystawianiem faktur, ponieważ to właśnie ona będzie mogła najszybciej udzielić, konkretnej odpowiedzi) i/ lub adres strony internetowej. Ułatwi to nabywcy kontakt z nami w razie wątpliwości, co do faktury lub samego towaru, czy usługi.

•  numery NIP obu stron

Numery te są potrzebne do celów podatkowych. Sama nazwa firmy i adres, nic nam nie mówią jeśli chodzi o podatek. Dopiero dzięki numerowi NIP jesteśmy w stanie odnaleźć konkretnego podatnika.

•  datę sprzedaży towaru lub wykonania usługi

Jeżeli dostawa towaru trwała np. kilka dni to na fakturze powinniśmy umieścić datę zakończenia tej dostawy. Także w sytuacji, gdy sprzedaliśmy towar lub usługę i otrzymaliśmy zapłatę przed dostawą lub przed wykonaniem tej usługi, to ta data zapłaty powinna znaleźć swoje miejsce na fakturze.

•  nazwa towaru lub usługi, które zostały sprzedane w tej transakcji

•  ilość (wyrażoną w liczbie) i jednostkę miary dostarczonych towarów lub zakres  wykonanych usług

Za jednostkę miary można wpisać sztuki (szt) lub metry, kilogramy, litry itp.

•  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto)

Cena jednostkowa, czyli cena za jedną sztukę, za 1 metr, za 1 kilogram danego towaru lub za jedną usługę (np. 30 min masaż kręgosłupa – 1 szt)

Pamiętaj!  netto – kwota bez podatku (to co nam zostaje „na rękę”)

brutto – kwota z podatkiem

brutto = netto + podatek

•  wartość towaru lub usługi bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)

Obliczamy ją w następujący sposób:

ilość sprzedanych sztuk x cena jednostkowa netto = wartość sprzedaży netto

•  stawkę podatku

Obecnie podstawowa stawka VAT na towary i usługi to 23%. (o pozostałych stawkach innym razem)

•  sumę wartości sprzedaży netto,

•  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto,

Programy do fakturowania obliczają tę wartość samodzielnie, jeżeli jednak wystawiamy fakturę „ręcznie”, to w tym miejscu należy zsumować wszystkie kwoty podatku z całej faktury.

•  kwotę należności ogółem

Innymi słowy kwotę brutto, lub kwotę do zapłaty ogółem.

Na fakturze mogą znajdować się także inne elementy, nie wymienione wyżej, ale o nich innym razem.