Gotowe druki faktur + plik z gotową fakturą do pobrania

W hurtowniach papierniczych można znaleźć gotowe druki faktur, na których umieszczone są już wszystkie kolumny, wpisujemy do nich tylko konkretne dane. Wyglądają one np. tak: 

Wiele osób jeszcze z nich korzysta, jednak moim zdaniem nie wyglądają one profesjonalnie, ani estetycznie. Biorąc taką fakturę do ręki mogę stwierdzić, że właściciel firmy był zbyt leniwy, aby opracować jakiś własny format faktury, nie stosuje żadnego programu do fakturowania oraz, że firma się nie rozwija i nie idzie z duchem czasu. Nie świadczy to dobrze o takim przedsiębiorstwie i nie zachęca mnie do dalszej współpracy.

Oczywiście wskazana wyżej faktura zawiera wszystkie niezbędne elementy i jest w pełni poprawna i akceptowana do celów księgowych.

Często zdarza się jednak tak, że osoba, która wystawia taką fakturę ma niechlujne lub nieczytelne pismo i powoduje to później masę problemów z jej odczytaniem, pomyłki w obliczeniach (bo nie wiadomo, czy dana cyfra to 1 czy 7), ciągle telefony, korekty, przesyłanie tych faktur w tą i z powrotem. Po co nam to? W dobie komputerów możemy sobie znacznie sprawę ułatwić.

Zdaję sobie sprawę z tego, że jako przedsiębiorca jesteś bardzo zajęty i nie masz czasu na zastanawianie się nad wyglądem twojej faktury lub też wystawiasz je dość rzadko i nie chcesz angażować w to swoich środków finansowych i czasu. Dlatego opracowałam dla Ciebie małą ściągawkę, wzór, do którego wystarczy tylko wprowadzić dane i faktura gotowa! 

Formularz faktury do pobrania tutaj

Przed pierwszym użyciem wprowadź wszystkie dane zaznaczone na zielono i zapisz zmiany.

W przyszłości, jeśli będziesz potrzebował wystawić fakturę, wystarczy że otworzysz gotowy plik, wprowadzisz informacje dotyczące nabywcy i towaru, który sprzedajesz, sprawdzisz poprawność, wydrukujesz w dwóch egzemplarzach i gotowe! Banalnie proste, jeśli jednak masz jakiś problem – pisz śmiało! Chętnie pomogę ;)

! Pamiętaj tylko, aby zawsze kolejno numerować swoje faktury!

Faktura VAT - elementy

Co to jest faktura przecież każdy wie. Na pewno? A co powinna zawierać i dlaczego? Kiedy się ją wystawia? Jak ją wystawić? Jak obliczyć podatek? Takich pytań można zadać miliony, a zatem pojęcie „faktura” nie jest takie proste jakby się mogło wydawać. Jednak spokojnie… wszystko wytłumaczymy.

Najbardziej powszechna, standardowa i najłatwiejsza jest faktura VAT. Jest to dokument, który potwierdza, że dwie strony (nabywca i sprzedawca, czyli kupujący i sprzedający) zawarły jakąś transakcję. Innymi słowy: ktoś, coś, od kogoś kupił i faktura jest tego dowodem.

Większość przepisów dotyczących faktur można znaleźć w Ustawie z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054), którą potocznie nazywamy ustawą o VAT.

Co powinna zawierać najbardziej podstawowa faktura VAT?

•  datę wystawienia faktury – tutaj chyba nic nie trzeba tłumaczyć 

• numer faktury – Każda faktura musi posiadać swój indywidualny, jednoznaczny, unikatowy numer. Należy je numerować kolejno podczas wystawiania. Najlepiej przyjąć pewien system oznaczania faktur, który będzie stosowany w całej firmie, tak aby w razie potrzeby, można było łatwo odszukać konkretną fakturę. Można to zrobić, tak jak w przykładzie:

Jeżeli w danej firmie, faktury są wystawiane przez kilka osób, możemy do podanej numeracji dołączyć inicjały osoby wystawiającej (np. FV/7/04/2016/AB). Dzięki temu, wszelkie wątpliwości związane z daną fakturą, będziemy mogli od razu skierować do konkretnej osoby.

Faktury należy zawsze przechowywać posegregowane! Jest to bardzo ważne, ponieważ często zdarzają się sytuacje, w których szybko musimy odszukać konkretną fakturę i lepiej zaoszczędzić sobie nerwów i czasu. Dobrze jest je przechowywać w segregatorach, z podziałem na miesiące i lata.

•  imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy, zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy

Na fakturze umieszczamy pełną nazwę naszej firmy i adres pocztowy. Warto dodać także nasz numer telefonu i adres e-mail (najlepiej dane kontaktowe bezpośrednio do osoby, która zajmuje się wystawianiem faktur, ponieważ to właśnie ona będzie mogła najszybciej udzielić, konkretnej odpowiedzi) i/ lub adres strony internetowej. Ułatwi to nabywcy kontakt z nami w razie wątpliwości, co do faktury lub samego towaru, czy usługi.

•  numery NIP obu stron

Numery te są potrzebne do celów podatkowych. Sama nazwa firmy i adres, nic nam nie mówią jeśli chodzi o podatek. Dopiero dzięki numerowi NIP jesteśmy w stanie odnaleźć konkretnego podatnika.

•  datę sprzedaży towaru lub wykonania usługi

Jeżeli dostawa towaru trwała np. kilka dni to na fakturze powinniśmy umieścić datę zakończenia tej dostawy. Także w sytuacji, gdy sprzedaliśmy towar lub usługę i otrzymaliśmy zapłatę przed dostawą lub przed wykonaniem tej usługi, to ta data zapłaty powinna znaleźć swoje miejsce na fakturze.

•  nazwa towaru lub usługi, które zostały sprzedane w tej transakcji

•  ilość (wyrażoną w liczbie) i jednostkę miary dostarczonych towarów lub zakres  wykonanych usług

Za jednostkę miary można wpisać sztuki (szt) lub metry, kilogramy, litry itp.

•  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto)

Cena jednostkowa, czyli cena za jedną sztukę, za 1 metr, za 1 kilogram danego towaru lub za jedną usługę (np. 30 min masaż kręgosłupa – 1 szt)

Pamiętaj!  netto – kwota bez podatku (to co nam zostaje „na rękę”)

brutto – kwota z podatkiem

brutto = netto + podatek

•  wartość towaru lub usługi bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)

Obliczamy ją w następujący sposób:

ilość sprzedanych sztuk x cena jednostkowa netto = wartość sprzedaży netto

•  stawkę podatku

Obecnie podstawowa stawka VAT na towary i usługi to 23%. (o pozostałych stawkach innym razem)

•  sumę wartości sprzedaży netto,

•  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto,

Programy do fakturowania obliczają tę wartość samodzielnie, jeżeli jednak wystawiamy fakturę „ręcznie”, to w tym miejscu należy zsumować wszystkie kwoty podatku z całej faktury.

•  kwotę należności ogółem

Innymi słowy kwotę brutto, lub kwotę do zapłaty ogółem.

Na fakturze mogą znajdować się także inne elementy, nie wymienione wyżej, ale o nich innym razem.